JOB DESK RECPTIONIST 1
1. Menyambut setiap tamu - tamu hotel dengan ramah
2. Menjawab telepon berkaitan dengan informasi akan hotel tersebut
3. Memberi bantuan petunjuk akan lokasi tempat yang diminta kepada para pengunjung hotel
4. Memberikan informasi berkaitan dengan hotel kepada para pengunjung hotel
5. Mencatat daftar pengunjung hotel berkaitan dengan check in & check out
6. Data entry akan informasi tamu hotel
7. Mencatat berbagai informasi yg diperlukan oleh hotel seperti check in check out reservasi dll
8. Menyortir surat surat yang masuk ke hotel baik kertas maupun elektronik
9. Memberikan citra + image hotel yg baik dan ramah serta professional
10. Memberikan bantuan kepada setiap pengunjung hotel bila diperlukan
11. Mengamati & melaporkan aktivitas pengunjung hotel yang mencurigakan bila diperlukan
12. Bagi receptionist shift malam, ada kemungkinan besar dituntut untuk mampu mengerjakan nightauditing dimana ketika malam tiba,
receptionist bisa juga bertugas :- Sebagai petugas keamanan di malam hari
- Mengurus check in check out di waktu malam- Menerima telepon di malam hari
- Menerima panggilan tamu hotel akan kebutuhan room service
- Menjadi bellboy
- Mengaudit guest ledger
- Memasang pengumuman mengenai room rate + room tax hari itu kepada setiap guest folio (accounttamu) di tengah malam (biasa menjelang subuh jam 2 dini hari)
- Memasang or mengganti room rate + room tax buat esok yang dilakukan malam hari
- Mengecek akurasi beban biaya kepada account tamu hotel
- Mengurus pemesanan hotel di malam hari
- Mengurus komplain tamu hotel di malam hari (tepatnya menampung komplain tamu hotel buatdisampaikan kepada yg atasan di pagi harinya)
- Koordinasi kebutuhan housekeeping di malam hari - Mengatasi berbagai situasi darurat yg mungkin terjadi di malam hari- Mengurusi kebutuhan tamu hotel di malam hari (memesan taxi, mencarikan barang keperluan tamuatau escort girl, dll)Biasa night auding dibantu dengan penggunaan program komputer berupa sistem managemen propertihotel, tergantung akan kebutuhan hotel
Referensi : http://www.scribd.com/doc/61124495/Receptionist
JOB DESC RECEPTION II
Posisi Ringkasan:
Posisi ini bertanggung jawab untuk mengelola secara profesional dan efisien para pengunjung, konsumen, panggilan telepon dan pesan, serta berbagai tugas-tugas administrasi yang mendukung layanan konsumen, informasi dan rujukan dan operasi dan presentasi kantor profesional.
Fungsi Esensial dan Tanggung Jawab:
1. Memastikan keberadaan pengetahuan staf dan memelihara prosedur sign-in/sign-out akurat dan lengkap untuk-situs staf dan konsumen.
2. Memberitahukan supervisor, dalam waktu 30 menit dari waktu mulai harian, tentang ketidakhadiran staf / penundaan; update dan menginformasikan resepsionis lain dari informasi yang sama dan terkait.
3. Segera, akurat, profesional dan sopan menerima 100% dari semua panggilan telepon dan pengunjung.
4. Segera, akurat, profesional dan sopan menilai 100% dari panggilan yang diterima / pertanyaan dan mengarahkan dan / atau catatan dan pesan relay.
5. Mahir menggunakan semua fitur dari sistem telepon dan voice mail.
6. Membantu konsumen / staf / sukarelawan / pengunjung taman baik di lokasi kantor utama.
7. Ketika bertugas, memastikan penerimaan stasiun dikelola 100% dari waktu.
8. Memelihara pengetahuan tentang peraturan saat ini dan layanan pos yang sering digunakan oleh organisasi.
9. Menyiapkan dan proses 100% dari surat keluar untuk menyertakan: akurat beratnya, pengkodean, menyortir, prangko pembubuhan, benar menangani, dan surat penerimaan mempersiapkan bersertifikat / semalam / kembali.
10. Seperti yang diarahkan, tepat waktu mengirimkan surat ke kantor pos.
11. Membuka dan terbaca dan tepat perangko, sebagaimana berlaku, surat dikirimkan dan macam ke dalam folder yang tepat untuk distribusi.
12. Tanda untuk pengiriman bila perlu dan memberitahu penerima.
13. Mencetak laporan bulanan dari sistem pengiriman pada akhir hari kerja terakhir dari bulan dan menyampaikan laporan untuk individu yang ditunjuk.
14. Memastikan sistem perangko adalah operasional dan membuat pengawas dan fiskal informasi kebutuhan ongkos kirim.
15. Diperlukan, panggilan Pitney Bowes untuk memperbarui keseimbangan perangko dan mendapatkan update untuk perangkat lunak perangko mesin.
16. Update Program Bantuan Medis Transportasi (MATP) unggul pelacakan spreadsheet dengan data yang masuk dari bentuk penggantian konsumen perjalanan.
17. Menjaga spreadsheet excel untuk Pangan Darurat Program Bantuan Sementara (TEFAP) penerima.
18. Mengumpulkan menolak sehari-hari di daerah kantor umum; membuang sampah di luar wadah limbah.
19. Memastikan koran, plastik, kaleng dan kaca dipersiapkan untuk daur ulang.
20. Memastikan dapur / peralatan dapur dan kamar mandi disimpan rapi, bersih dan penuh dengan perlengkapan yang sesuai.
21. Seperti diperlukan, menginformasikan atasan di muka sebagai untuk memasok kebutuhan dan jika kantor / dapur peralatan tidak berfungsi dengan baik.
22. Memastikan bahwa area umum dilengkapi dengan peralatan kantor yang diperlukan.
23. Menjamin 100% dari konsumen menerima Penilaian Kebutuhan dan bentuk-bentuk Survey dan seperti yang diminta, MATP bentuk; memastikan bentuk kosong yang tersedia dan dapat dibaca.
24. Penilaian penghitungan bulanan selesai Kebutuhan dan bentuk Survey dan menyampaikan laporan untuk individu diarahkan selambat-lambatnya pada tanggal 5 bulan berikutnya.
25. Mempertahankan pengetahuan menyeluruh dan sesuai dengan organisasi / proyek kebijakan, peraturan dan prosedur.
26. Terus atasan langsung baik-informasi kegiatan, hasil usaha dan masalah yang diidentifikasi / masalah potensial; merekomendasikan tindakan korektif untuk atasan langsung.
27. Menghormati kerahasiaan dalam mendiskusikan peserta / konsumen, staf, relawan dan masalah organisasi.
28. Menjaga kerahasiaan informasi organisasi dan personil terkait fiskal.
29. Melakukan tugas-tugas kantor rutin yang diperlukan untuk operasi dan presentasi dari kantor profesional seperti yang diamati oleh pengawas.
30. Mahir menggunakan Aset Masyarakat PA (CAPA) situs web untuk memberikan informasi dan rujukan.
31. Diperlukan, membantu dengan tugas-tugas administrasi untuk memasukkan mengetik, pengarsipan, proofreading, pemeliharaan log layanan dan entri data.
32. Pameran perhatian yang tulus untuk peserta dan selalu melakukan diri sendiri secara tepat dan profesional.
33. Mengembangkan dan memelihara pengetahuan yang komprehensif sumber daya masyarakat; menyediakan informasi, rujukan dan tindak lanjut.
34. Memastikan semua asupan konsumen, entri data untuk proyek ditugaskan / kantor dilakukan secara akurat dan tepat waktu.
35. Laporan untuk bekerja secara teratur dan tepat waktu.
36. Membantu dalam tugas-tugas lain yang diperlukan dan terarah.
Referensi :
